6 étapes pour préparer votre entreprise à mettre en œuvre un système ERP

Publié le 1 avril 2019 par Walter Rauch
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1- Identifier les problèmes, fixer le but, l’envergure et les objectifs

Les systèmes actuels de planification des ressources d’entreprise (ERP) résolvent de nombreux problèmes que votre entreprise rencontre. Néanmoins, comme mentionné dans l’article intitulé Pourquoi les mises en œuvre d’ERP échouent (en anglais), il est très important de définir le but, l’envergure et les objectifs réels de votre mise en œuvre. Il est impératif d’identifier les problèmes à résoudre ou de savoir pourquoi un système ERP est nécessaire, et de voir quelles solutions sont à la portée de l’entreprise. Plus vous serez précis et rigoureux dès le début, plus votre mise en œuvre sera précise et rigoureuse.

De plus en plus d’entreprises choisissent une approche par phases au lieu de mettre en œuvre leur solution ERP d’un seul coup. Cette démarche, moins risquée, présente en outre l’avantage de pouvoir résoudre les bogues avant d’étendre le système à l’ensemble de l’entreprise.

2- Coordonner les équipes très tôt

Nommez un gestionnaire de projet ou un chef d’équipe pour conduire la mise en œuvre et s’assurer que le but, l’envergure et les objectifs sont clairement et précisément communiqués et documentés. Vérifiez que ces éléments correspondent aux décisions de la direction et sont appuyés par celle-ci très tôt dans le processus.

Avoir les personnes adéquates dans le projet est un facteur important de réussite. Il ne s’agit pas d’avoir des joueurs moyens ou disponibles, il s’agit de disposer de personnes compétentes et énergiques; vous voulez la meilleure équipe possible. Donnez à l’équipe l’autorité, l’autonomie et le temps nécessaires afin que le projet soit exécuté comme il faut.

3- Élaborer une stratégie de gestion du changement

La mise en œuvre d’un système ERP entraîne indubitablement des changements importants. Les employés étant habitués à une certaine routine, ces changements ne sont pas toujours faciles à accepter. C’est à ce moment-là que la gestion du changement devient essentielle et qu’elle doit être intégrée à la mise en œuvre. Il faut alors inciter les employés à participer à la préparation d’une analyse de rentabilité convaincante en matière de changement, de but, d’envergure et d’objectifs, et expliquer pourquoi le projet a été entrepris. Tout le monde doit comprendre et connaître parfaitement cette analyse de rentabilité et les objectifs du projet. Malheureusement, cette étape fondamentale, qui pose les bases du projet, est souvent occultée.

Le changement concerne tout le monde, et les gestionnaires doivent se considérer comme d’ardents défenseurs du nouveau système et influencer positivement les utilisateurs.

Communiquer régulièrement et positivement sur le changement facilitera les choses, car un système ERP ne peut que donner des résultats optimaux quand tous les employés y souscrivent.

4- Documenter, former et prendre en compte du facteur humain

Nous savons déjà, comme l’explique la section sur les échecs des projets ERP, que la formation de l’utilisateur final est un facteur de réussite essentiel, de la même façon que la documentation à son intention permet de préciser les attentes pour un déploiement optimal.

Vos employés doivent s’adapter à des processus qui évoluent, à des nouveautés en matière de logiciel, de navigation et de technologie, et vous devez planifier ces changements et préparer vos employés si vous voulez que tout se passe bien. Préparer les gens au changement peut sembler très abstrait dans un processus de mise en œuvre de système ERP, mais ne négligez pas cette étape, même si vous ne pouvez pas mesurer avec précision l’état d’esprit de vos employés. Ne pas former les gens et ne pas se préoccuper de savoir s’ils sont prêts peut faire dérailler le projet avant même qu’il démarre.

5- Comprendre le processus du fournisseur

Les fournisseurs de systèmes ERP savent exactement ce qu’il faut pour mettre en œuvre leurs progiciels et ont conçu des méthodologies adaptées. Travaillez avec un fournisseur de progiciels ou un spécialiste de mises en œuvre afin de tenir compte des spécificités de votre entreprise. Comprendre la philosophie de votre fournisseur et s’assurer qu’elle correspond à vos objectifs vous aidera à réussir votre projet.

6- Établir un plan de postimplantation

La période qui suit la mise en service est souvent celle où les projets de mise en œuvre de progiciels trébuchent. Beaucoup de choses peuvent changer quand l’équipe de mise en œuvre passe le relais aux équipes interne et externe de soutien. L’élaboration d’une stratégie de postdéploiement dès le début du projet permettra aux utilisateurs de faire part des problèmes rencontrés et au fournisseur de savoir ce qu’on attend de lui après la mise en service. Il est également important de disposer d’un soutien technique adéquat au moment de la mise en service et après celle-ci afin de répondre aux questions des utilisateurs et d’éviter les frustrations.

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