Assurer un avenir plus efficient avec le Projet Apollo

Publié le 17 juin 2021
Louise Carbonneau, Consultante Stratégique
Louise Carbonneau
Consultante Stratégique
Retour aux perspectives

Le projet Apollo aide les compagnies d’assurance à moderniser leurs processus complexes

Lorsque l’équipe de R3D a été appelée à livrer une composante de 16 M$ dans le cadre d’un projet de modernisation totalisant un investissement de 35 M$ pour La Capitale, les nouveaux employés d’Alithya ont saisi l’occasion avec grand plaisir. Forts de l’expertise technologique acquise au cours de leurs carrières, les membres de l’équipe étaient emballés de mener à bien ce projet de façon complètement agile, ce qui constituait une première pour une initiative de cette envergure.

Une solution unificatrice

À la suite d’un rapport de vérification interne de La Capitale ayant relevé plusieurs occasions d’automatisation et d’amélioration potentielles, le développement du projet Apollo a été lancé en avril 2017. Le mandat mettait principalement l’accent sur les prestations d’invalidité de La Capitale ainsi que sur la modernisation des vastes dossiers d’assurance collective et de groupe de l’entreprise. L’équipe a supervisé l’ensemble des aspects liés au leadership de programmes, à la comptabilité, à la gestion du changement et à la gestion de projets, tout en modifiant ses capacités d’intelligence d’affaires et en préparant ses services à la mise en œuvre de la solution.

Un vent de changement

Une stratégie générale de gestion du changement a été développée et mise en place pour l’ensemble des conseillers en gestion du changement responsables des différentes composantes de l’initiative, y compris le projet Apollo. Avant la mise en œuvre d’Apollo, le client inscrivait manuellement différents renseignements dans des tableurs Excel, ce qui donnait lieu à des disparités découlant des erreurs humaines pour le calcul des prestations et la saisie manuelle des données. Le projet Apollo comprenait la mise en place d’une solution de systématisation et d’automatisation permettant d’effectuer tous les calculs nécessaires à l’émission des paiements en fonction des renseignements saisis par les techniciens et les analystes. La mise en œuvre comprenait également une solution intégrant les processus des bureaux de La Capitale de Québec et de Mississauga, où les procédures variaient en fonction des méthodes de travail et des types de contrats négociés. L’équipe a été en mesure de fournir une solution nationale regroupant et simplifiant l’ensemble des processus du client.

Le projet Apollo a ainsi permis à La Capitale de passer d’un système de saisie manuelle à un environnement sans papier ancré dans l’univers numérique. Une telle transformation des méthodes de travail constitue l’essence même du changement. Parce que certaines personnes hésitent à sortir de leur zone de confort, la gestion du changement constitue une composante essentielle d’un projet de cette envergure. Cette approche consiste à rééduquer les employés quant à la prestation de services usuels au moyen de processus novateurs s’appuyant sur un tout nouvel outil. En plus de faciliter le retour des employés à une zone de confort, la gestion du changement constitue un processus essentiel sur le plan organisationnel. Au fil des ans, les entreprises comme La Capitale ont considérablement investi dans l’adoption de systèmes éprouvés à l’échelle du secteur de l’assurance, ce qui complique la décision de se tourner vers une solution exigeant un investissement et des efforts supplémentaires.

La stratégie de gestion du changement a été développée selon le concept d’incubateurs, qui comprennent la décomposition du processus afin d’aider plusieurs petites équipes à comprendre et à maîtriser la nouvelle technologie. La formation a été dirigée par des experts, qui ont pris part à la configuration de la solution, ainsi que par des membres de l’équipe des TI afin de s’assurer que des personnes qualifiées étaient sur place pour répondre à toutes les questions. Les nouvelles procédures et les nouveaux processus étaient également documentés afin de fournir au client le matériel nécessaire pour développer son propre programme de formation interne à l’intention des nouveaux employés.

Un avenir numérique

L’étape de production du projet Apollo a débuté au printemps 2018 et a pris fin au printemps 2019, soit six mois avant la fin de l’échéancier projeté du mandat. Parce qu’elle évolue constamment, la solution Apollo répond aux préoccupations soulevées en cours de mandat, en plus d’offrir à La Capitale la portée requise pour intégrer facilement ses nouveaux services à long terme. La réussite du projet justifie l’investissement de La Capitale, qui s’inscrit dans une initiative de restructuration et de réémergence du nom de Beneva. Alors que la compagnie Beneva voit le jour, l’entreprise utilise déjà nos solutions pour soutenir ses activités futures au sein de l’univers numérique.

Du point de vue d’Alithya, le projet Apollo a constitué une autre occasion d’affiner les compétences et l’expertise de nos professionnels. Les projets de cette envergure comportent toujours certaines embûches, mais ce genre de défis motive les experts d’Alithya à atteindre la perfection dans le cadre d’une stratégie conçue pour assurer notre évolution constante.