Dans bien des cas, la mise en œuvre d’une technologie est tellement axée sur l’aspect technologique que les organisations en oublient l’élément le plus important : les personnes. La gestion du changement et la formation peuvent aider les employés à sentir qu’ils ont un certain contrôle sur le processus de transition. La gestion du changement les encourage à participer au mouvement et aux décisions prises par l’entreprise dans sa démarche de changement. Elle permet aux personnes concernées de faire part de leurs rétroactions, de leurs questions et de leurs suggestions afin d’influencer le processus dans son ensemble.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est le processus structuré qu’une entreprise utilise pour mettre en œuvre en douceur le changement au sein de son organisation. Cette pratique fait appel à des connaissances issues de disciplines telles que la psychologie, l’ingénierie et les sciences du comportement pour apporter des ajustements logiques aux fonctions d’affaires et aider les personnes à faire face et à s’adapter aux différences dans leur environnement.
La gestion du changement englobe un certain nombre d’éléments, notamment la formation et la communication, afin de susciter une prise de conscience et un enthousiasme pour les changements à venir, d’aider l’organisation à comprendre ce que sera l’avenir et d’enseigner les compétences nécessaires pour parvenir au résultat souhaité.
Pourquoi la gestion du changement est-elle importante ?
La gestion du changement organisationnel est une nécessité pour la réussite et la croissance de l'entreprise, ainsi que pour le moral des employés. Elle aide les employés à comprendre la pertinence du changement, aligne leurs efforts sur les objectifs de l'entreprise et leur apporte le soutien nécessaire pour traverser les périodes de transformation. Il en résulte une amélioration du moral des employés, de la productivité et des performances d'affaires globales.
En outre, la gestion du changement a un effet direct sur les principales parties prenantes, notamment les clients, les fournisseurs et les partenaires d'affaires. En gérant efficacement le changement, une organisation peut entretenir des relations solides avec ses parties prenantes, en s'assurant de leur soutien et de leur collaboration pendant les périodes de transition.
Augmenter les taux de réussite des projets technologiques
La gestion du changement peut augmenter le taux de réussite des projets d’une organisation en s’assurant que les personnes sont une priorité tout au long du changement. Elle fournit une structure de soutien sur laquelle les employés peuvent s’appuyer tout au long du processus de mise en œuvre.
Encourager le sentiment d’appartenance
Lorsque l’on est confronté à un changement, ce que l’on ressent face à la transition peut être tout aussi important que les mesures que l’on prend pour la réaliser. L’implication des principales parties prenantes favorise la transparence en aidant les personnes à comprendre la nécessité des changements ainsi que l’environnement et la culture de l’entreprise. Elle favorise un engagement commun en faveur de l’apprentissage et de l’évolution pour atteindre l’objectif souhaité. Lorsque les employés sont activement impliqués dans le processus de changement et qu'ils en comprennent les raisons, ils sont également moins susceptibles d'éprouver du stress lié à leur travail. Le moral des employés s'en trouve amélioré, car ils se sentent valorisés et soutenus tout au long de la transition.
Comprendre la vision
La plupart des organisations procèdent à des changements parce que les membres de la direction ont une vision différente de l’avenir ou de la réussite de l’entreprise. Apprendre à partager cette vision et à l’interpréter dans le contexte du changement et du développement peut aider les personnes à comprendre la finalité de leur travail. De cette manière, ceux-ci pourront avancer plus facilement dans le processus de gestion du changement.
Le rôle de la formation dans la gestion du changement
Les activités globales d’apprentissage et d’habilitation impliquent tout le personnel d’une organisation ou d’une équipe, ainsi que les superviseurs et les dirigeants de l’ensemble de l’organisation. Elles peuvent inclure des éléments tels que l’analyse des changements dans les processus d’affaires et le développement de la compréhension et des compétences nécessaires à la réalisation d’un changement organisationnel, ce qui permet d’en accélérer l’adoption.
La gestion du changement et la formation en action chez un client nord-américain
Lorsqu’un grand client nord-américain a contacté Alithya pour la première fois, c’était pour obtenir de l’aide lors d’une deuxième tentative de mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré (ERP). Le client a non seulement compris les défis que ce changement pouvait comporter, mais a également veillé à ce que le soutien approprié soit mis en place pour garantir le succès de la mise en œuvre. Les spécialistes de la gestion du changement et de la formation du client et d’Alithya ont travaillé en collaboration pour préparer l’organisation aux changements à venir. Le client a décidé de déployer un ERP unique dans trois unités commerciales ayant des états courants très différents, afin de fournir une solution plus stable et mieux prise en charge pour tous. Nous avons abordé la mise en œuvre et la gestion du changement avec un processus en trois étapes.
La gestion du changement : simple comme bonjour
Pour faire en sorte que les personnes concernées par les nouvelles technologies non seulement comprennent ce qui se passe et comment leur rôle et leurs responsabilités vont changer, mais aussi qu’elles acceptent le changement, il y a trois étapes principales à respecter :
1. Culture
Tout d’abord, les valeurs et les méthodes de travail de l’organisation sont essentielles pour garantir la réussite du changement. Chaque organisation est unique et la pierre angulaire d’un plan solide consiste à comprendre le chemin parcouru, les relations entre les membres de l’organisation et la manière dont ils prévoient d’assurer le succès.
2. Communication et formation
Ensuite, la compréhension des modes de communication et d’apprentissage d’une organisation diffère d’une organisation à l’autre. Tirer parti de ce qui fonctionne déjà est un bon moyen de commencer. Puis poursuivre avec la compréhension des lacunes et l’ajout de nouveaux outils permet de rendre les communications et la formation plus intéressantes pour les utilisateurs finaux. En outre, comprendre le changement du point de vue transactionnel permet de créer des plans de communication et de formation qui se penchent sur ce changement avec un ensemble adapté de supports.
3. Collaboration
Enfin, il n’y a pas de succès sans collaboration. Le vendeur et le client doivent établir une relation de confiance tout en se responsabilisant l’un l’autre et en s’amusant au cours du processus.
Nous avons aidé le client à déployer un système ERP unique dans toutes les unités commerciales pour gérer les finances de base et l’approvisionnement non lié au marchandisage. En passant à la nouvelle solution basée sur le nuage informatique, le client a permis à ses équipes financières de tirer profit des avantages d’un système unique et modernisé. Cela inclut une réduction du risque d’entreprise en raison de la stabilité accrue du système, des contrôles SOX améliorés facilités par l’automatisation et les flux de travail, ainsi que des solutions de soutien fiables. Le nouveau système a également permis aux équipes de la comptabilité et des finances d’utiliser un système moderne qui permet de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle pour l’entreprise en pleine croissance.
En outre, cette refonte du système a considérablement renforcé la capacité du client à soutenir l’expansion de l’organisation. Simultanément, elle a permis à l’organisation de consolider les processus dans diverses entreprises, ouvrant la voie à des gains d’efficacité opérationnelle et à une transition vers un environnement de services partagés. Leur nouvel ERP harmonise également avec le système de gestion des performances d’entreprise (EPM) pour promouvoir une plus grande automatisation, offrant ainsi une suite financière complète qui garantit une version unique et précise des données financières dans l’ensemble de l’entreprise, avec une dimensionnalité améliorée du grand livre pour améliorer sa capacité à rendre compte des résultats d’affaires.
Compte tenu des caractéristiques robustes du ERP moderne, notre client s’est assuré d’être prêt à l’avenir à incorporer d’autres applications, telles que des systèmes d’inventaire, dans la plateforme. Cette flexibilité accrue représente un autre avantage substantiel de cette transition de système.
La gestion du changement et la formation augmentent le taux de réussite en établissant des normes de comportement sur le lieu de travail et en promouvant l’engagement des employés. Pour en savoir plus sur la gestion du changement et les mises en œuvre d’Alithya, contactez les experts d’Alithya.