Dans le monde d’aujourd’hui où tout va trop vite, la formation devient souvent une idée après coup sur les projets de gestion de processus d’affaires (EPM) et de progiciel de gestion intégré (ERP). Tout le monde est occupé à préparer les tests et la migration vers la mise en service, au point d’oublier l’élément le plus important : les personnes. Cette situation peut compromettre la capacité de votre organisation à atteindre ses objectifs stratégiques. Tout cela parce que votre base d’utilisateurs ne sait pas comment utiliser efficacement votre solution Oracle. La formation n’est pas une solution unique, et pour trouver la bonne solution, vous devez prendre le temps de considérer à la fois les personnes impliquées et les options disponibles pour développer un plan efficace. Chez Alithya, la formation est l’un des éléments clés de notre programme de gestion du changement.
Quels sont les éléments clés d’un plan de formation réussi pour votre solution ?
Calendrier
Trop souvent, les équipes de projet commencent à planifier la formation environ deux semaines avant la mise en service. Ce préavis n’est peut-être même pas suffisant pour que les gens l’inscrivent dans leur agenda ! Ne sous-estimez pas le niveau de changement de processus qu’implique le passage de votre processus dans le nuage informatique. Les solutions EPM et ERP diffèrent légèrement quant au moment idéal pour entamer les discussions sur la formation.
Projets EPM
Les équipes de projet EPM devraient élaborer un plan de formation pour leurs parties prenantes une fois la conception terminée. Généralement, les projets EPM ont un calendrier serré et la planification de la formation peut se faire en même temps que le développement de la solution. En prenant le temps de préparer un plan de formation pour la sortie de votre solution Oracle EPM, vous pouvez réduire le risque que les utilisateurs n’intègrent pas le changement dans leurs processus.
Projets ERP
Les équipes de projet ERP devraient élaborer leur plan de formation à l’issue des tests d’intégration de systèmes (SIT). À ce stade du projet, l’équipe a eu le temps d’intégrer le changement dans ses processus principaux. Il sera beaucoup plus facile d’envisager l’incidence du changement sur les parties prenantes et de commencer à réfléchir à la manière de les aider à se préparer au changement.
Connaître son public
L’apprentissage est un processus ! La plupart des gens n’apprennent pas un nouveau processus ou n’assimilent pas la manière d’adapter leur processus existant après une séance de formation d’une heure pendant laquelle ils étaient occupés à plusieurs tâches à la fois. Lors de l’élaboration du plan de formation, vous devez tenir compte des besoins de vos parties prenantes. N’oubliez pas que les options que vous leur proposez doivent contribuer à minimiser l’inquiétude liée au changement. En élaborant le plan de formation en fonction des besoins de vos parties prenantes, vous pouvez réduire le nombre d’appels de soutien et, espérons-le, éliminer les nuits passées à préparer des prévisions.
Options de formation
Traditionnellement, les gens ont tendance à considérer la formation comme une présentation PowerPoint utilisée pour soutenir une séance d’une heure, voire de deux heures, au cours de laquelle les participants sont guidés dans l’apprentissage d’un nouveau processus. Cette approche risque de submerger l’équipe de votre centre d’excellence avec des appels de soutien à un moment où elle apprend également de nouveaux processus ! Des approches plus modernes incluent un contenu fourni au moment où le besoin s’en fait sentir. Votre plan de formation pourrait faire référence aux tutoriels gratuits d’Oracle disponibles sur YouTube. Une autre approche pourrait consister à créer une série de vidéos personnalisées adaptées à votre processus et à compléter la formation dispensée par un instructeur. Une autre approche encore serait d’intégrer la formation directement dans le flux de navigation de votre solution EPM.
N’oubliez pas qu’Oracle améliore continuellement les suites de produits ERP et EPM dans le nuage informatique. Cela comprend le point de vue de l’apprentissage et de la qualification ! Un ajout relativement nouveau à considérer est Oracle Guided Learning. Envisagez cette solution lorsqu’il serait avantageux de superposer la formation directement dans le navigateur pour guider vos utilisateurs pas à pas à travers les processus dans le flux de travail.
Communication
Veillez à exploiter toutes les ressources de communication disponibles pour faire part de ce qui vient et de toutes les actions nécessaires pour préparer l’équipe aux changements dans votre processus opérationnel. Donnez aux gens suffisamment de temps pour se préparer au changement et donnez-leur l’assurance qu’ils seront soutenus tout au long de la transition.
Alithya est là pour vous aider !
Incluez des solutions de formation dans votre prochain projet EPM ou ERP et notre équipe d’experts chez Alithya vous guidera tout au long du processus et vous assistera dans la création de contenu. Tirez parti de notre expérience de partenariat avec les clients pour trouver la bonne combinaison de formation et pour vous aider à réussir votre transformation. Nous pouvons également vous assister dans la gestion complète du changement ! Contactez les experts Oracle d’Alithya pour en savoir plus.
À propos de l’offre de formation personnalisée d’Alithya
L’offre de formation personnalisée d’Alithya s’appuie sur des ressources internes pour développer et fournir des formations pertinentes sur les suites EPM et ERP d’Oracle. En utilisant les environnements Oracle des organisations des clients et les processus d’affaires configurés de manière unique, Alithya crée des formations personnalisées pour permettre aux entreprises d’informer et de rendre les utilisateurs finaux autonomes plus rapidement lors de la transition vers leur application Oracle Cloud EPM ou ERP. Réduisez le temps consacré à élaborer des programmes de formation en interne et passez plus de temps au développement d’une compréhension approfondie des nouveaux processus d’affaires de votre organisation dans Oracle Cloud EPM ou ERP. Grâce à notre offre personnalisée, vous réduirez le délai de rentabilisation de votre investissement dans Oracle Cloud EPM ou ERP en dispensant aux utilisateurs finaux une formation supplémentaire sur les applications infonuagiques après la mise en service et vous bénéficierez de ces avantages :
- Accélérer l’adoption par les utilisateurs des applications infonuagiques EPM et ERP ;
- Réduire les coûts directs et indirects liés à la mise en place d’une formation en interne ;
- Tirer parti de l’expérience des experts d’Alithya en matière d’applications Oracle Cloud pour mettre en place des formations pertinentes ;
- Déployer rapidement la formation.
À propos d’Oracle Guided Learning
Oracle Guided Learning (OGL) (en anglais seulement) est une plateforme infonuagique d’entreprise qui prend en charge la création de visualisations personnalisées, guidées et contextuelles pour l’accueil des utilisateurs, afin de simplifier et d’accélérer l’adoption d’applications Web. OGL est une interface d’information et d’apprentissage intégrée dans une application hôte. Avec OGL, vous pouvez créer des conseils dans l’application pour simplifier et accélérer l’adoption de n’importe quelle application Web. OGL offre les fonctionnalités suivantes : guides de processus, groupes d’affichage, guides de messages, conseils intelligents, listes de tâches, lanceurs, zones sensibles, analyses, et prend également en charge la création de visites de produits, de guides de média enrichi, de balises, de conseils intelligents invisibles, de guides d’enquête, et l’ajout d’images et de liens vers du contenu de formation supplémentaire.