Comment la solution Alithya Healthcare Planning Plus, intégrée à la plateforme Alithya Vital, accompagne les systèmes de santé à chaque étape de leur évolution
Alithya Healthcare Planning Plus fait partie d’Alithya Vital, notre suite de solutions de planification des effectifs et de gestion de la performance en santé, conçue pour aider les systèmes de santé à planifier, mesurer et améliorer la prestation des soins. Tandis que les autres composantes d’Alithya Vital se concentrent sur le suivi de la productivité de la main-d’œuvre, l’analyse des lignes de service et le soutien à la prise de décision opérationnelle, Healthcare Planning Plus agit comme moteur de planification et de prévision qui transforme les données en actions. Ensemble, ces capacités offrent aux équipes finances, opérations et ressources humaines une vision intégrée, allant de la planification à long terme jusqu’à la dotation hospitalière, la gestion des coûts de main-d’œuvre et les décisions au niveau des unités.
Pourquoi la planification des effectifs en santé doit évoluer vers une approche plus intégrée
Pour les directions financières, RH et opérationnelles, la main-d’œuvre demeure un enjeu central. Elle représente le poste le plus important de l’état des résultats, l’un des coûts les plus variables dans le plan opérationnel, ainsi qu’un facteur déterminant pour la stabilité à court terme et la performance à long terme. Pourtant, de nombreux systèmes de santé utilisent encore des outils qui ne reflètent pas la réalité du secteur.
Les feuilles de calcul dominent encore une grande partie du processus. Les cycles de planification sont longs et, lorsque les dirigeants analysent les résultats, le contexte a souvent déjà changé. Dans plusieurs organisations, le plan de main-d’œuvre élaboré par les finances ne s’aligne pas pleinement avec les hypothèses de dotation des équipes opérationnelles. Lorsque des écarts apparaissent, il devient difficile d’en déterminer les causes : volume, productivité, mix de personnel, primes ou hypothèses budgétaires inadéquates dès le départ.
La planification des effectifs en santé exige une approche plus concrète et mieux connectée. Alithya Healthcare Planning Plus, intégrée à la plateforme Alithya Vital, a été conçue pour répondre à ce besoin.
Les défis réels des effectifs dans les hôpitaux
Les pressions sur la main-d’œuvre ne sont plus temporaires. Les organisations de santé font face à plusieurs défis récurrents :
- Postes cliniques vacants persistants. Les rôles d’infirmières, de techniciens et de personnel de soutien demeurent difficiles à pourvoir. Les coûts associés aux postes vacants, comme les agences, les heures supplémentaires ou les primes, s’accumulent rapidement.
- Variabilité des volumes. Les journées-patients, les interventions chirurgicales, les visites à l’urgence et les consultations ne suivent plus des trajectoires linéaires. Planifier des équivalents temps plein (ETP) fixes sur un budget statique entraîne des écarts.
- Pression sur les marges. Les remboursements n’augmentent pas au même rythme que les coûts de main-d’œuvre. Chaque dollar de main-d’œuvre non productive doit être justifié.
- Portée de gestion et risque d’épuisement. Les heures supplémentaires concentrées, les zones de pénurie et le recours aux agences entraînent souvent du roulement six à douze mois plus tard. La planification doit détecter ces signaux en amont.
- Processus de planification déconnectés. Les finances établissent un budget. Les opérations planifient les effectifs. Les RH projettent les effectifs. Trois plans, trois sources de vérité, trois réponses différentes à une même question.
Traiter ces enjeux isolément ne suffit pas. Les systèmes de santé ont besoin d’un environnement de planification où les finances, les opérations et les ressources humaines partagent une vision cohérente et fiable.
Ce que Alithya Healthcare Planning Plus fait différemment
Alithya Healthcare Planning Plus permet aux équipes de planifier selon le niveau de détail qui correspond à leur réalité, tout en travaillant sur une plateforme unique.
Certains services, comme l’entretien ménager, la nutrition ou les fonctions administratives, se prêtent bien à une planification par code d’emploi. Il n’est pas nécessaire de prévoir chaque personne, mais plutôt les postes par catégorie, les taux de roulement et les coûts associés.
À l’inverse, des secteurs comme les soins infirmiers, la pharmacie ou les pratiques avancées nécessitent une planification au niveau individuel. Les certifications, l’ancienneté, les quarts de travail et les progressions salariales influencent directement la planification.
Plusieurs services combinent ces deux approches. Le bloc opératoire planifie certains rôles au niveau individuel et d’autres par code d’emploi. L’imagerie fait de même selon les fonctions.
Alithya Healthcare Planning Plus prend en charge la planification par code d’emploi, au niveau individuel ou hybride, dans une même solution. Cette flexibilité permet de s’adapter à différentes structures organisationnelles sans imposer un modèle unique.
Des inducteurs de main-d’œuvre alignés sur les opérations réelles
L’un des points forts d'Alithya Healthcare Planning Plus réside dans la prise en compte des inducteurs de main-d’œuvre et des réalités opérationnelles propres à chaque service.
Dans de nombreux processus budgétaires, la main-d’œuvre est traitée comme un coût fixe ajusté annuellement. En réalité, elle dépend de l’activité, de la demande des patients et des modèles opérationnels, qui varient d’un service à l’autre.
Par exemple :
- Une unité médico-chirurgicale ajuste ses effectifs selon les journées-patients et les heures par patient.
- Un bloc opératoire ajuste selon le volume et la durée des interventions.
- Un service d’urgence ajuste selon le nombre de visites et la complexité des cas.
- Un laboratoire ajuste selon le nombre d’analyses.
- Une clinique ajuste selon le nombre de consultations et les ETP des professionnels.
- Une pharmacie ajuste selon les ordonnances et les doses délivrées.
Alithya Healthcare Planning Plus permet à chaque service de définir ses propres inducteurs, ses objectifs de productivité et sa structure de coûts. La solution calcule ensuite les ETP requis, les heures productives, les primes et le coût total de la main-d’œuvre en fonction des variations.
Cette approche favorise l’alignement entre les fonctions. Les finances visualisent les impacts financiers, les opérations suivent l’activité et les RH surveillent les effectifs et les postes vacants dans un même plan. Intégrée à Alithya Vital, la solution relie également la planification aux analyses de productivité et aux indicateurs opérationnels.
Une approche évolutive vers la planification à l’échelle de l’organisation
L’adoption d’une planification à l’échelle de l’organisation se fait progressivement. Peu d’organisations souhaitent planifier tous les services au niveau individuel dès le départ.
Alithya Healthcare Planning Plus évolue avec la maturité de l’organisation. Un parcours typique comprend :
- Commencer par les services à fort impact, comme les unités de soins infirmiers ou les lignes de service génératrices de revenus, avec un niveau de détail pertinent.
- Intégrer progressivement des modèles basés sur les inducteurs à mesure que les prévisions de volume et les indicateurs de productivité se précisent.
- Étendre la couverture aux fonctions corporatives, aux cliniques externes et aux soins post-aigus une fois l’approche validée.
- Passer à une planification continue, incluant des prévisions glissantes, des analyses de scénarios et l’intégration aux données de productivité et de présence, via la plateforme Alithya Vital.
À chaque étape, la solution s’adapte aux besoins. Les organisations peuvent commencer avec un périmètre ciblé et l’élargir graduellement.
Une planification des effectifs plus connectée avec Alithya Vital
La planification des effectifs en santé est trop stratégique pour rester dans des feuilles de calcul, et trop complexe pour des outils génériques. Une solution efficace doit s’adapter aux particularités de chaque service, offrir plusieurs niveaux de granularité, intégrer les véritables inducteurs de main-d’œuvre et évoluer avec chaque organisation.
C’est précisément ce que permet la solution Alithya Healthcare Planning Plus d’Alithya Vital : offrir aux directions financières, RH et opérationnelles un environnement unique pour planifier leur ressource la plus critique et la plus variable, en phase avec la réalité de leurs opérations.
Pour les organisations qui souhaitent dépasser la budgétisation statique de la main-d’œuvre, communiquer avec l’équipe Alithya constitue une première étape vers une approche plus concrète et alignée sur les opérations.