Les processus d’admission dans le domaine de l’enseignement supérieur sont aussi variés que les quelque 20 000 établissements d’enseignement supérieur dans le monde. Ces processus sont souvent complexes et consistent en divers activités et points de contact avec les candidats, qui doivent être gérés par le personnel chargé des admissions. Les activités courantes au cours des phases de candidature et d’admission sont les suivantes :
- Enregistrement des données de la candidature ;
- Gestion des listes de contrôle ;
- Réception de données provenant de tiers (résultats d’examens, relevés de notes, recommandations, etc.) ;
- Gestion des entretiens et/ou des auditions ;
- Examen des dossiers de candidature par les comités ;
- Gestion des articulations et évaluation des crédits de transfert ;
- Détermination de l’admissibilité et classement des candidats ;
- Communication avec les candidats.
Chacune de ces activités s’accompagne de défis inhérents auxquels les bureaux d’admission doivent faire face. Il s’agit principalement de la disparité des systèmes, de l’augmentation du nombre de candidatures et de la pénurie de personnel de soutien (tant au sein du bureau des admissions que des services informatiques).
Dans de nombreux établissements, une myriade de plateformes logicielles sont utilisées pour gérer les différentes parties du processus d’admission, ce qui peut poser plusieurs problèmes. Par exemple, un système de gestion de la relation client (CRM) est utilisé pour gérer les données relatives au marketing, à la gestion des événements et aux étudiants potentiels, tandis que les données relatives aux demandes d’admission (généralement recueillies par un autre logiciel tiers) sont exportées et stockées dans un système d’information sur les étudiants (SIS).
Parallèlement, les données relatives aux résultats des tests, aux relevés de notes, aux recommandations, aux dossiers de candidature et aux auditions sont généralement rassemblées (et peuvent être hébergées) dans des systèmes tiers distincts. L’utilisation de systèmes disparates oblige les établissements à créer et à maintenir des intégrations ou à développer des processus pour exporter et importer régulièrement les données. Si les intégrations ou les importations ne se font pas en temps réel, il est encore plus difficile de garder les données synchronisées et à jour. Ces difficultés ont un effet considérable sur les candidats qui doivent non seulement naviguer dans différents systèmes pour soumettre divers documents, mais qui ne reçoivent pas non plus de retour instantané sur le fait que les documents qu’ils ont soumis sont pris en compte dans le cadre de leur candidature.
En outre, les établissements d’enseignement supérieur enregistrent un nombre record de demandes d’admission, dont le volume augmente chaque année, tout en étant confrontés à une diminution du personnel de soutien disponible pour l’examen des dossiers de candidature. Cette situation entraîne des retards dans la détermination de l’admissibilité des candidats, le classement des admissions, l’examen des relevés de notes pour l’admission des étudiants transférés et le transfert des crédits, et la communication en temps utile avec les candidats. Bien que de nombreux établissements étudient la possibilité d’automatiser certaines de ces fonctions, la complexité des processus ou des calculs, associée à l’utilisation de systèmes variés, rend difficile l’automatisation complète du processus d’admission.
Alors que les bureaux d’admission sont confrontés à des défis tels que ceux décrits ci-dessus ainsi qu’à une multitude d’autres difficultés, Alithya, en tant que leader dans le service-conseil des établissements d’enseignement supérieur et partenaire privilégié de Microsoft et d’Oracle, est bien placé pour évaluer la situation unique de votre établissement. Nous sommes un partenaire de confiance qui vous proposera des solutions adaptées à vos besoins afin d’atténuer vos limites technologiques actuelles et nous sommes impatients de collaborer avec vous.