Pendant des années, le suivi de la productivité dans le secteur des soins de santé a été réactif. Les dirigeants examinaient les heures travaillées, les écarts de main-d’œuvre ou les dépassements de coûts et tentaient de remédier à ce qui s’était déjà produit. Mais que se passerait-il si nous pouvions inverser le scénario ?
Et si les systèmes de santé pouvaient prévoir le nombre d’ETP dont ils auront besoin en fonction des tendances des patients, des modèles saisonniers ou même des déterminants sociaux ? Et si les responsables des soins infirmiers pouvaient constater les déséquilibres en matière de personnel en temps réel et les corriger avant qu’ils ne conduisent à l’épuisement professionnel, aux heures supplémentaires ou à de mauvais résultats pour les patients ?
Tel est l’avenir de la productivité de la main-d’œuvre dans le secteur des soins de santé. Et c’est celui que nous aidons à construire chez Alithya. Lisez le reste de notre série sur l’avenir de la productivité de la main-d’œuvre dans le secteur des soins de santé pour en savoir plus sur les solutions fondamentales qui permettent d’obtenir des informations prédictives sur le personnel.
Modernisez la gestion de la productivité de votre organisation de soins de santé :
- Connecter les données et les systèmes : La productivité moderne de la main-d’œuvre nécessite une intégration solide des données pour être précise et efficace.
- Visualiser vos données à l’aide de rapports et de tableaux de bord : Les données brutes dépourvues d’informations rendent plus difficiles la compréhension des tendances et la prise de décisions éclairées.
- Utiliser les informations disponibles pour améliorer la productivité : Les données en temps réel devraient être accessibles pour une prise de décision continue et intégrées dans les processus d’entreprise, et pas seulement classées pour référence historique.
Maturité de la productivité de la main-d’œuvre : de la vue rétrospective au temps réel et à la prévision
Historiquement, les organismes de soins de santé s’appuyaient sur des repères de productivité statiques, comme les « heures travaillées par jour-patient » (WHPPD) ou les « heures par test » dans les services auxiliaires. Bien qu’utiles, ces mesures manquaient souvent de contexte, comme les pics de recensement, l’acuité des patients ou les congés planifiés.
Les modèles modernes de productivité de la main-d’œuvre doivent évoluer sur trois points essentiels :
1. Visibilité en temps réel des heures et des horaires
L’intégration des données en temps réel dans les systèmes de chronométrage (p. ex., Kronos, Oracle Time & Labor), les DSE (Epic, Cerner) et les systèmes ERP/HCM (Oracle Cloud) est fondamentale. Un gestionnaire ne devrait pas avoir besoin d’attendre un rapport trois semaines plus tard pour apprendre que les heures supplémentaires ont augmenté de 12 % le mois dernier. Il devrait le voir aujourd’hui et savoir exactement quelle unité, quelle équipe et quelle fonction l’ont motivé.
En s’appuyant sur des solutions comme Oracle Cloud ERP et HCM, associées aux accélérateurs de productivité personnalisés d’Alithya, les responsables du secteur des soins de santé peuvent surveiller des indicateurs clés tels que :
- Pourcentage d’heures supplémentaires par département
- Heures supplémentaires incrémentales par poste/employé
- Tendances d’utilisation des agences
- Utilisation des ETP par rapport aux références cibles
- Taux d’absentéisme
- Heures travaillées par unité de service (UOS)
Ces données permettent aux gestionnaires de procéder à des ajustements avant que les coûts n’augmentent ou que l’expérience des patients se dégrade.
2. Analyse des tendances et modélisation de la saisonnalité
Les besoins en personnel ne sont pas tous linéaires. Les services de pédiatrie augmentent à l’automne. Les opérations chirurgicales non urgentes augmentent après la réinitialisation des franchises. La saison de la grippe survient chaque hiver. Pourtant, de nombreuses organisations ne modélisent pas de manière proactive ces changements prévisibles.
En utilisant les fonctionnalités de planification de travail Healthcare Planning Plus d’Alithya, alignées sur Oracle Advanced Workforce Scheduling, les organisations peuvent appliquer des données historiques, des projections de recensement et des hypothèses de planification pour prévoir les besoins en main-d’œuvre par :
- Département et rôle
- Jour de la semaine ou équipe
- Période saisonnière
- Ligne de service
Chez Alithya, nous aidons nos clients à utiliser des facteurs de volume historiques, tels que la durée moyenne de séjour (ALOS), les visites en clinique ou d’autres facteurs de volume, pour prévoir les besoins futurs en personnel. Associées à nos modèles de productivité de la main-d’œuvre, ces prévisions deviennent plus que des chiffres, elles deviennent un plan stratégique de main-d’œuvre.
3. Modèles de dotation prédictifs et augmentés par l’IA
La prochaine frontière est l’analyse prédictive, en particulier avec les capacités de l’IA agentique. Imaginez que vous ajustiez automatiquement votre plan de dotation en fonction des tendances de l’activité grippale, des calendriers scolaires ou des conditions météorologiques qui influencent le volume des urgences.
Avec des outils de planification améliorés par l’IA (disponibles dans Oracle Cloud EPM et les plateformes connectées telles qu’Oracle Analytics ou d’autres plateformes), les organismes de soins de santé peuvent anticiper :
- Quand et où les pénuries de main-d’œuvre peuvent se produire
- Quelles unités risquent de dépasser les seuils de productivité
- Comment les niveaux de dotation ont un impact sur les mesures de qualité, comme les taux de réadmission ou les scores HCAHPS.
L’avenir est à la création de tableaux de bord prédictifs qui visualisent les performances de la main-d’œuvre au fil du temps, les mettent en corrélation avec les résultats pour les patients et recommandent des changements de personnel avant que les problèmes ne surviennent, et ce, le plus près possible du temps réel.
La productivité de la main-d’œuvre n’est pas seulement une question de coût, c’est une question de soins
Trop souvent, les rapports de productivité ont mauvaise presse. Ils sont considérés comme un outil de réduction des coûts ou un exercice de conformité. En réalité, la productivité de la main-d’œuvre permet d’améliorer les soins.
Le bon travail au bon moment garantit que :
- Les infirmières ne sont pas débordées
- Les patients bénéficient d’interventions opportunes
- Les services auxiliaires tels que l’imagerie ou les laboratoires ne sont pas engorgés
- Les dirigeants peuvent se concentrer sur la qualité, et pas seulement sur la gestion des crises
En liant l’analyse du travail aux initiatives sur le coût des soins (un autre domaine dans lequel Alithya montre la voie), nous pouvons montrer comment les décisions en matière de travail affectent à la fois les résultats financiers et la valeur pour le patient. Cela permet de faire évoluer les conversations de « combien coûte le personnel » à « comment pouvons-nous mieux recruter pour obtenir de meilleurs résultats ».
Commencer à moderniser la gestion de la productivité de la main-d’œuvre
Si votre organisation gère encore la productivité de la main-d’œuvre dans Excel ou attend que les rapports reviennent des jours ou des semaines après que les décisions ont été prises, il est temps de se moderniser.
Voici ce que nous vous recommandons :
- Évaluer votre situation actuelle - Quels systèmes utilisez-vous pour la planification, la paie et les rapports ? À quelle fréquence examinez-vous la productivité ? Qui en est responsable ? Alithya dispose d’évaluations sur lesquelles nous pouvons travailler avec nos clients pour comprendre les défis liés à la productivité de la main-d’œuvre.
- Définir vos indicateurs clés - Concentrez-vous sur 5 à 10 indicateurs clés de performance qui sont les plus importants pour les opérations et la qualité. Notre solution est livrée avec plus de 20 indicateurs que les organisations peuvent utiliser pour comprendre la productivité.
- Intégrer des flux de données en temps réel - Connectez les données Oracle, Kronos et DSE pour alimenter les tableaux de bord.
- Commencer simple, puis évoluer - Commencez par quelques services, testez les seuils de variance, et développez à partir de là. Les clients peuvent commencer par une analyse bihebdomadaire de la productivité, puis passer à une productivité quotidienne. L’extensibilité est là en fonction de votre maturité et de vos besoins.
- Planifier l’avenir - Établissez des prévisions, des scénarios de simulation et, à terme, des modèles prédictifs.
La façon dont Alithya peut aider votre organisation de soins de santé
Chez Alithya, nous apportons une approche unique de la productivité de la main-d’œuvre et de la transformation des effectifs :
- Nous connaissons Oracle sur le bout des doigts - de la planification du travail variable/clinique à la planification avancée de la main-d’œuvre d’Oracle.
- Nous avons développé des accélérateurs spécifiques au secteur des soins de santé qui vous aident à calculer les heures travaillées par unité de service, à automatiser le suivi des écarts de productivité et à modéliser l’impact des coûts par département.
- Nous travaillons en partenariat avec nos clients pour intégrer les données cliniques, financières et de main-d’œuvre dans une vue cohérente, afin que les gestionnaires de première ligne et les dirigeants puissent prendre de meilleures décisions en matière de dotation.
Que vous soyez le directeur financier d’un système de santé cherchant à améliorer la prévision des coûts de main-d’œuvre, le directeur des ressources humaines cherchant à réduire le roulement du personnel ou un responsable des soins infirmiers souhaitant avoir une meilleure idée des ratios de dotation quotidiens, notre équipe peut vous aider.
Se préparer à l’avenir des opérations de soins de santé
L’avenir de la productivité de la main-d’œuvre dans le secteur des soins de santé est proactif, prédictif et intégré. Il ne s’agit plus seulement de compter les heures, mais de les comprendre, de les prévoir et de les utiliser pour obtenir de meilleurs résultats pour les patients et les prestataires.
Chez Alithya, nous sommes fiers de mener cette transformation avec nos clients du secteur des soins de santé. Ensemble, nous prouvons qu’une meilleure connaissance de la main-d’œuvre conduit à de meilleurs soins. Discutez avec l’un de nos experts dès aujourd’hui pour commencer à transformer vos opérations de soins de santé.