Les tests d’acceptation par l’utilisateur (UAT) représentent la dernière étape de validation avant la mise en production d’un logiciel. C’est généralement la première fois que de véritables utilisateurs testent différentes tâches et scénarios métier afin de vérifier que le produit répond bien à leurs besoins et exigences.
Une expérience UAT positive est donc essentielle pour instaurer la confiance des utilisateurs envers le nouveau système. Cependant, dans la pratique, les consultants rédigent souvent les scripts UAT dans Excel ou Word, y insèrent des captures d’écran pour guider les utilisateurs, qui doivent alors naviguer en permanence entre les instructions et le système, ce qui peut être frustrant. Les testeurs doivent consigner manuellement les résultats dans ces fichiers, rendant le processus de synthèse fastidieux et peu cohérent. De plus, les consultants ne peuvent pas toujours confirmer si tous les scripts ont été exécutés.
Certaines entreprises optent pour des outils UAT sous licence. Proposés sous forme d’abonnement ou de paiement à l’usage, leurs tarifs varient selon le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités choisies et les services ou supports supplémentaires. Ces solutions peuvent être coûteuses et nécessitent un apprentissage supplémentaire pour les utilisateurs.
En alternative, Oracle Task Manager propose une solution UAT prête à l’emploi. En y ajoutant des règles et des attributs, il est possible de créer un système UAT personnalisé, sans frais de licence supplémentaires.
Qu’est-ce qu’Oracle Task Manager ?
Oracle Task Manager est un outil inclus à la solution Oracle Cloud Enterprise Performance Management (EPM). Il aide les organisations à gérer, exécuter et suivre les tâches et activités liées aux processus métier. Inclus dans les services Financial Consolidation and Close Cloud Service (FCCS) et Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS), il permet de planifier et de superviser les tâches de clôture mensuelle, telles que l’automatisation des processus ou les tâches d’intégration. Ses fonctionnalités spécifiques permettent d’assigner des tâches aux utilisateurs, de suivre leur avancement et de surveiller la progression en temps réel via des tableaux de bord.
L’utilisation des règles et attributs disponibles dans Oracle Task Manager transforme l’outil en bien plus qu’une simple liste de tâches.
Règles disponibles dans Oracle Task Manager :
- Soumission automatique d’une tâche
- Approbation automatique d’une tâche
- Prévention de la soumission d’une tâche
- Prévention de l’approbation d’une tâche
- Prévention du rejet d’une tâche
Si vous connaissez Oracle Account Reconciliation, vous retrouverez les mêmes fonctionnalités pour la configuration de Task Manager. Les règles et attributs permettent de créer des scénarios qui empêchent les utilisateurs de contourner les politiques comptables et facilitent le processus de clôture. Par exemple, vous pouvez définir une règle pour la « prévention de la soumission d’une tâche » tant que l’utilisateur assigné n’a pas joint une pièce justificative ou répondu à une question liée à sa tâche.
Exemples supplémentaires de règles pour faciliter la clôture :
- Exigence d’une justification fournie par l’approbateur en cas de rejet d’une tâche.
- Approbation automatique des tâches de saisie d’écritures comptables.
- Ajout d’un horodatage prévenant la soumission d’une tâche après une date donnée.
Lorsque vous utilisez Oracle Task Manager pour votre système UAT, vous pouvez également créer des règles pour éviter que les utilisateurs ne contournent le processus de test.
Par exemple, une règle peut empêcher la soumission d’une tâche tant que le testeur n’a pas enregistré le résultat du test UAT. Le UAT Status est un attribut personnalisé ajouté dans Task Manager, puis importé avec les tâches.
Remarquez le critère de filtrage « UAT Status is blank ». L’attribut « UAT Status » est une liste :
Vous pouvez personnaliser les valeurs de votre liste :
Dans notre exemple, l’attribut UAT Status peut prendre l’une des valeurs suivantes : Pass, Fail, Not Applicable ou Ready to Retest. Nous avons créé la valeur Ready to Retest comme un statut accessible uniquement par l’administrateur, destiné aux tâches ayant nécessité une correction et désormais prêtes à être retestées par l’utilisateur.
Du point de vue du testeur, voici ce qu’il verra lorsqu’il ouvrira une tâche :
Remarquez le bouton « Submit Task » dans le coin supérieur droit. Si un testeur tente de soumettre la tâche sans enregistrer les résultats du test, ce message apparaîtra.
Ce message est personnalisable et défini lors de la rédaction des règles UAT et de leur affectation au modèle. L’utilisateur ouvrira le tiroir des attributs situé sur le côté droit de son écran pour consulter et soumettre sa réponse.
Rapport des résultats UAT
L’utilisation des attributs pour rapporter les résultats UAT est disponible par le biais des tableaux de bord opérationnels de FCCS. Pour mesurer le succès global de ces tests, ce tableau de bord fournit un graphique de votre progression, incluant en temps réel les tâches UAT réussies et échouées. Une fonctionnalité d’exploration permet d’obtenir le détail de chaque catégorie.
Vous pouvez créer des tableaux de bord supplémentaires pour suivre :
- L’avancement des tests UAT par équipe, par personne assignée ou par approbateur.
- Les résultats UAT par équipe, par personne assignée ou par approbateur.
- Les échecs par catégorie, afin d’identifier les problèmes récurrents.
- Les tâches ayant nécessité une correction et un nouveau test.
Task Manager Report Binders est un autre outil de génération de rapports disponible dans Oracle Task Manager. Il permet de créer un historique de toutes les activités réalisées dans le cadre d’un calendrier. Vous pouvez y inclure des pièces jointes, des commentaires et des alertes. Comme le rapport est autonome dans un seul fichier, il est facile à copier, imprimer ou envoyer par courriel pour des examens internes ou externes. Vous pouvez ainsi fournir aux auditeurs internes et externes des informations sur votre processus de clôture ou votre cycle de test, sans leur donner accès à votre application EPM.
Dans Schedule Tasks, cliquez sur le menu déroulant Actions, faites-le défiler jusqu’au bas, puis sélectionnez « Generate Report Binder ».
Complétez les champs requis :
- Report Binder Name (* obligatoire)
- Description
- Le nombre de calendriers sélectionnés sera affiché (un seul dans cet exemple).
- Vous pouvez choisir d’inclure les composants optionnels suivants : Alerts, Comments et/ou Attachments. Si vous sélectionnez ces options, la génération du classeur de rapports (Report Binder) peut prendre plus de temps.
- Toutes les tâches seront incluses, sauf si vous choisissez uniquement certaines tâches en les sélectionnant avant de cliquer sur « Generate Report Binder » dans le menu déroulant Actions (étape précédente).
- Cliquez sur « Generate » dans le coin supérieur droit pour terminer.
Si l’opération réussit, un message d’état « Completed Successfully » s’affichera, incluant le nombre de tâches dans le classeur de rapports (Report Binder). Un fichier zip sera généré dans une fenêtre contextuelle, cliquez pour l’ouvrir. Vous pouvez également retrouver le fichier zip dans votre dossier de téléchargements. Extrayez tous les éléments du dossier, sélectionnez un emplacement de destination pour le classeur de rapports, et cochez la case pour afficher les fichiers extraits une fois l’opération terminée.
Cliquez sur l’index pour l’ouvrir en HTML.
Voir ci-dessous un exemple de résultat de classeur de rapports (Report Binder), le lien hypertexte bleu indique qu’une fonctionnalité d’exploration (drill-down) est disponible :
Optimiser votre processus UAT pour un impact maximal
En tirant parti d’Oracle Task Manager et des tableaux de bord opérationnels, vous pouvez transformer les tests d’acceptation par l’utilisateur (UAT) d’un processus incertain en une démarche structurée. Obtenez des informations précieuses, identifiez les problèmes et obtenez des rapports précis et ponctuels. Une expérience UAT réussie renforcera la confiance dans la nouvelle application. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus ou découvrir comment Alithya peut vous aider à atteindre vos objectifs d’affaires.