Lorsqu'on échange avec des leaders des finances du secteur de la santé, une frustration revient souvent : les chiffres ne sont généralement pas le véritable problème. Le budget se trouve dans un fichier, la plus récente prévision dans un autre, et les résultats réels arrivent de l'ERP ou du grand livre général dans un format qui nécessite encore plusieurs ajustements. Au moment de la révision mensuelle, une trop grande partie de la discussion consiste à déterminer quelle version est la bonne, sans compter tout le travail effectué hors système par les responsables opérationnels pour compléter le budget ou les prévisions.
Dans le secteur de la santé, il ne s'agit pas simplement d'un irritant administratif. Avec des marges d'exploitation sous pression, des coûts de main-d'œuvre en hausse, des modèles de remboursement en évolution et des exigences réglementaires toujours plus nombreuses, les délais pour obtenir une information fiable peuvent rapidement devenir un risque d'affaires.
Le véritable problème n'est pas le reporting, mais l'incohérence
Pour de nombreuses organisations, le problème ne réside pas dans un manque de rapports. Il découle plutôt du fait que les processus de planification et de production de rapports n'ont jamais été conçus autour d'un ensemble commun de définitions.
Lorsque le budget, les prévisions et les résultats réels sont gérés dans des outils distincts, même une comparaison de base peut devenir source de débats. Les unités d'affaires peuvent regrouper les dépenses différemment. Certaines hypothèses de prévision peuvent être modifiées dans un courriel sans être mises à jour dans le modèle. Une formule copiée, une ligne ajoutée ou un ajustement local peuvent créer un écart qui reflète davantage le processus que la performance réelle de l'organisation.
Les signes avant-coureurs sont faciles à reconnaître :
- Trop de fichiers de travail hors système, souvent gérés par différents responsables et basés sur différentes hypothèses.
- Un cycle de clôture financière et de production de rapports plus long qu'il ne devrait l'être, parce que les analystes doivent réconcilier les données avant même de pouvoir expliquer les résultats.
- Des analyses d'écarts qui parviennent aux décideurs après que l'occasion d'agir soit passée.
- Des rapports destinés à la direction qui nécessitent une deuxième discussion pour expliquer l'origine des chiffres.
Ce travail est nécessaire, mais ce n'est pas là que les équipes financières créent le plus de valeur. Leur véritable contribution consiste à comprendre ce qui a changé, pourquoi cela a changé et quelles actions l'organisation devrait entreprendre. De plus, les leaders financiers doivent être en mesure d'analyser simultanément les écarts liés aux volumes, aux opérations et aux orientations stratégiques. Lorsque les analystes consacrent la majeure partie de leur cycle à assembler et valider les données, il reste simplement moins de temps pour cette analyse à valeur ajoutée.
Passer de multiples versions à une seule source fiable de données
C'est précisément là qu'Oracle Enterprise Performance Management (EPM) peut faire une différence concrète, et c'est le principe sur lequel repose Alithya Healthcare Planning Plus.
Au lieu de traiter la planification, les prévisions et l'analyse des résultats réels comme des exercices distincts, une plateforme EPM les regroupe autour d'un plan comptable commun, d'une structure dimensionnelle cohérente, de règles d'affaires partagées et d'un ensemble uniforme de définitions. Avec Oracle Cloud EPM comme fondation, le budget, les prévisions et les résultats réels peuvent être comparés directement dans un même modèle gouverné plutôt que réconciliés après coup.
C'est ce que devrait représenter concrètement une source unique de vérité : non pas un rapport supplémentaire, mais un ensemble fiable de données que les équipes des finances, les opérations, la direction et le conseil d'administration peuvent utiliser sans avoir à débattre de leur provenance.
Ce qu'offre Alithya Healthcare Planning Plus
Alithya Healthcare Planning Plus a été conçu selon la réalité des organisations de soins de santé. La solution combine Oracle Cloud EPM à des processus de planification propres au secteur, développés à partir d'expériences de déploiement auprès de réseaux et d'établissements de santé.
Pour les équipes financières, les avantages concrets comprennent notamment :
- Une harmonisation entre le budget, les prévisions et les résultats réels. Les résultats réels peuvent être intégrés directement depuis les systèmes sources vers l'environnement de planification, créant ainsi une base plus cohérente pour l'analyse des écarts.
- Une planification fondée sur les moteurs de performance du secteur de la santé. Les équipes peuvent modéliser les volumes, les effectifs, les revenus et les coûts selon la réalité opérationnelle de l'organisation, puis ajuster leurs perspectives à mesure que les conditions évoluent.
- Un accès plus rapide aux explications des écarts. Les analystes consacrent moins de temps à reconstruire les comparaisons et davantage à comprendre les causes opérationnelles des résultats.
- Des rapports adaptés aux différents niveaux de l'organisation. Les dirigeants, les gestionnaires et les planificateurs peuvent travailler à partir des mêmes données tout en accédant au niveau de détail pertinent pour leur rôle.
- Un cycle de planification et de production de rapports plus efficace. La réduction des fichiers hors système et des réconciliations manuelles libère du temps pour l'analyse stratégique et le soutien à la prise de décision.
Une discussion efficace sur les écarts commence par leur décomposition selon les principaux facteurs sur lesquels les gestionnaires peuvent intervenir. En isolant les portions attribuables au volume, au coût ou revenu par unité et à l'inflation, les équipes financières peuvent dépasser la simple constatation qu'un résultat a changé et commencer à comprendre pourquoi.
- L'incidence de base (base impact) représente le coût ou le revenu attendu à partir du volume de référence, calculé au taux réel par unité. Elle fournit un point de départ cohérent pour la comparaison.
- L'incidence de l'inflation (inflation rate impact) mesure la part de l'écart attribuable à l'inflation en comparant le taux ajusté à l'inflation avec le taux réel par unité.
- L'incidence de l'ajustement de volume (volume adjustment impact) reflète l'effet des changements dans l'activité planifiée en appliquant l'ajustement de volume au taux réel par unité.
Ensemble, ces indicateurs permettent aux décideurs de déterminer si un écart découle principalement de variations de la demande, de changements tarifaires ou de remboursement, de pressions inflationnistes ou encore de décisions opérationnelles.
Cette compréhension peut orienter des décisions stratégiques telles que l'ajustement des investissements dans certaines lignes de services, la révision des modèles d'effectifs, l'optimisation des hypothèses contractuelles, la priorisation des initiatives de contrôle des coûts ou encore la mise à jour des hypothèses servant aux prévisions futures.
Exemples d'applications stratégiques
- Stratégie des lignes de services : si la croissance des volumes explique une variation favorable des revenus, l'organisation pourrait décider d'augmenter sa capacité, d'ajouter des plages de consultation ou de prioriser les investissements dans les services les plus demandés.
- Gestion de la main-d'œuvre : si les hausses de coûts sont davantage liées aux volumes qu'aux taux, l'organisation peut réévaluer ses modèles d'effectifs, ses objectifs de productivité ou la couverture offerte par ses équipes de remplacement.
- Contrats et remboursement : si le coût ou revenu par unité génère un écart défavorable, les équipes financières peuvent revoir les hypothèses liées aux ententes avec les payeurs, à la performance du cycle des revenus ou aux stratégies de remboursement.
- Gestion de l'inflation et des coûts d'approvisionnement : si l'inflation est le principal facteur explicatif, les efforts peuvent être concentrés sur les négociations avec les fournisseurs, la standardisation des fournitures, les décisions de formulaires ou les contrôles d'achat.
- Mise à jour des prévisions et des plans : lorsque les tendances réelles indiquent des changements durables en matière de volume, de taux ou d'inflation, les planificateurs peuvent ajuster plus rapidement les hypothèses futures et réduire le risque de s'appuyer sur des données devenues obsolètes.
Exemple de graphique en cascade des écarts : du plan aux résultats réels
Exemple illustrant comment les incidences liées à la base, à l'inflation, aux ajustements de volume ainsi qu'aux variations de taux ou de composition expliquent le passage des résultats planifiés aux résultats réels.
Pourquoi est-ce important aujourd'hui?
Les équipes financières du secteur de la santé doivent répondre plus rapidement aux demandes, avec moins de ressources et sous une surveillance accrue. De meilleures décisions reposent sur des données fiables, mais il est difficile d'inspirer confiance lorsque le budget, les prévisions et les résultats réels racontent chacun une histoire légèrement différente.
Un modèle commun de planification et de production de rapports transforme la nature même des discussions. Les revues mensuelles peuvent se concentrer davantage sur les décisions à venir que sur la réconciliation du passé. Les écarts deviennent des signaux de gestion utiles. Les dirigeants peuvent consacrer leur temps à agir sur l'information plutôt qu'à la valider.
Pour moi, c'est la véritable valeur d'une solution EPM bien implantée et enrichie par des accélérateurs propres à l'industrie. Il ne s'agit pas simplement d'une modernisation technologique. Il s'agit d'une transformation des processus d'affaires, et c'est précisément ce que vise à offrir Alithya Healthcare Planning Plus.
Par où commencer?
Le point de départ n'a pas besoin d'être ambitieux à l'excès. Plusieurs organisations commencent par regrouper le budget, les prévisions et les résultats réels dans un modèle unique et gouverné, afin d'améliorer leur analyse des écarts et d'offrir à la direction une vue fiable de la performance. Les prévisions continues, la planification basée sur les inducteurs et l'intégration plus poussée des opérations peuvent ensuite être ajoutées sur cette base solide.
Si votre équipe financière consacre plus de temps à réconcilier différentes versions de données qu'à analyser la signification des chiffres, il est peut-être temps de repenser vos processus. Avec Alithya Vital, un environnement de planification plus fiable, plus connecté et mieux gouverné est à votre portée.