Le changement est la nouvelle norme pour les entreprises. Une nouvelle génération de travailleurs donne lieu à de nouvelles attentes du milieu de travail, en croisant la recherche permanente de productivité et une nouvelle attention portée à la manière dont l’information est partagée et utilisée. La technologie évolue rapidement pour aider les organisations à répondre aux nouvelles demandes.
Microsoft 365 offre des outils et des solutions qui soutiennent l’importance croissante accordée par les clients à la collaboration et au travail d’équipe. Cependant, il ne suffit pas d’avoir les outils. Pour soutenir une nouvelle culture du travail en équipe et tirer pleinement parti de leurs investissements, les organisations veulent accélérer l’adoption de Microsoft 365 et s’assurer que leurs employés développent une véritable maîtrise d’outils tels qu’Office 365, Microsoft Teams, Yammer et SharePoint.
La gestion du changement organisationnel, c’est-à-dire aider les gens à maîtriser de nouvelles méthodes de travail, est l’une des clés pour favoriser l’adoption et la maîtrise lorsque de nouveaux outils sont introduits au travail. Depuis plus de 25 ans, Alithya est l’un des principaux partenaires de Microsoft en matière d’adoption et de gestion du changement, aidant une grande variété d’organisations à mettre en œuvre de nouvelles technologies pour conduire des changements culturels dans leurs entreprises. Notre approche éprouvée garantit que les organisations peuvent profiter des avantages de Microsoft 365 et les aide à établir Teams comme le nouveau centre du travail d’équipe.
Le défi : nouveaux outils, nouvelles attentes
Alithya a identifié plusieurs tendances qui se croisent et qui stimulent la demande pour ses solutions de gestion du changement. « Tout d’abord, il y a les changements liés au nuage informatique et au rythme accéléré des mises à jour technologiques », explique Barry O’Donnell, Vice-président principal de la Pratique d’adoption numérique d’Alithya. « Ensuite, il y a une diversité accrue avec plusieurs générations dans la main-d’œuvre, plus de travailleurs à temps partiel, plus de personnes travaillant à distance et plus d’entrepreneurs, et ils ont tous des attentes différentes sur la façon dont ils veulent s’engager à travers l’organisation. »
Simultanément, les entreprises des clients continuent de se mondialiser, entraînant un besoin croissant d’outils offrant des expériences de travail d’équipe fluides et transparentes dans plusieurs langues, et permettant aux employés de travailler efficacement au sein d’équipes virtuelles et internationales.
Microsoft 365 peut aider les clients à relever ces défis, et l’utilisation efficace de solutions de gestion du changement organisationnel peut aider les clients à accélérer l’adoption et à stimuler l’utilisation. « Quand on regarde le rythme de la transformation numérique et les raisons pour lesquelles les projets échouent, la recherche indique que la gestion du changement fait une grande différence. Les clients ont six fois plus de chances de réussir lorsque les principes de gestion du changement sont mis à profit », a déclaré monsieur O’Donnell.
La solution : une méthodologie pour favoriser l’adoption de Microsoft 365
Une méthodologie exclusive de gestion du changement appelée PROPEL est au cœur des solutions de gestion du changement d’Alithya. Basée sur la méthodologie Prosci (article disponible en anglais seulement) ADKAR (conscience [awareness], désir [desire], connaissance [knowledge], capacité [ability], renforcement [reinforcement]), PROPEL fournit des programmes d’adoption et d’apprentissage personnalisés pour préparer les clients à un succès à long terme avec Microsoft 365.
« Notre méthodologie PROPEL est au cœur de tout ce que nous faisons. Elle débute par un atelier de gestion du changement utilisant une évaluation qui nous permet de comprendre les besoins d’une organisation », a indiqué monsieur O’Donnell. « Il y a les besoins du point de vue de l’utilisateur et les besoins organisationnels en matière de transformation numérique à grande échelle. Certaines des priorités de la direction peuvent être différentes des besoins réels des utilisateurs. PROPEL nous aide à assurer que nous comprenions tous ces éléments en profondeur, afin que nous puissions fournir les meilleures recommandations pour aller de l’avant. »
Des exemples de déploiements de PROPEL avec Microsoft 365 incluent :
Gouvernement local
Alithya a développé un programme complet de communication, de formation et d’assistance qui a permis aux fonctionnaires d’utiliser facilement un système d’assistance en direct « Comment puis-je… ? » pour obtenir des réponses rapides aux questions liées à leur déploiement de Microsoft 365. Grâce à des campagnes finement ciblées par courriel et Yammer qui ont atteint des groupes d’utilisateurs influents, ainsi qu’à un large éventail d’occasions de communication sur les sites intranet et les pages de réseaux sociaux pertinents, le programme a atteint des milliers d’employés et a entraîné des niveaux élevés d’engagement et d’adoption au sein d’agences et d’équipes ciblées dans l’ensemble du gouvernement. Les responsables du programme ont utilisé des tableaux de bord pour suivre l’utilisation du centre d’appels, l’efficacité des cours de formation, l’adoption, et plus encore.
Organisation de soins de santé classée au Fortune 500
La transformation numérique d’une grande entreprise de soins de santé nécessitait une approche progressive pour soutenir leur passage au nuage informatique. Elle a commencé par la migration des utilisateurs vers Office 2016, puis vers Exchange Online pour permettre à ses employés de bénéficier de l’ensemble des services de base de Microsoft 365. Ensuite, l’organisation a déplacé ses services de communication vers Skype for Business. Au cours de chaque phase, Alithya a suivi de près les données d’adoption et d’utilisation et a ajusté le contenu et les horaires de la formation pour obtenir un effet optimal. Alithya a également examiné les questions que les employés posaient aux équipes de soutien et a travaillé en étroite collaboration avec les responsables d’équipe et les gestionnaires pour s’assurer que les employés étaient pleinement engagés au cours de chaque phase.
Fournisseur mondial de technologies financières et de paiement
Après avoir déployé Office 365, un fournisseur mondial de technologies financières et de paiement a constaté que l’utilisation de OneDrive, Skype for Business et Microsoft Teams ne répondait pas à ses attentes. Alithya a recommandé une approche plus mobile pour s’assurer que la formation était accessible à une main-d’œuvre qui était non seulement plus jeune que la moyenne, mais aussi culturellement diversifiée et physiquement dispersée. La solution de formation à multiples facettes comprenait une formation numérique en direct pour les travailleurs à distance, des formations mobiles à la demande et une assistance en direct par le biais de Skype pour aider les employés à mieux comprendre comment utiliser au mieux la technologie dans l’exercice de leurs fonctions.
Détaillant mondial
Une grande entreprise internationale a déployé Microsoft 365 pour révolutionner la façon dont ses employés collaborent et travaillent ensemble. Pour aider le détaillant à adopter Microsoft Teams, Alithya a développé une série de journées d’enthousiasme conçues pour initier leur main-d’œuvre mondiale aux activités de clavardage et de gestion de projet de Teams. Les journées d’enthousiasme comprennent un certain nombre d’activités d’engagement, telles qu’une chasse au trésor, des jeux-questionnaires et d’autres défis pratiques qui ont permis aux employés d’acquérir de l’expérience avec Teams. Les données d’utilisation en direct ont été utilisées pour ajuster la formation afin de s’assurer que les activités répondent aux besoins uniques de chaque groupe d’utilisateurs ciblé, y compris les travailleurs de première ligne et les utilisateurs d’Office.