Rendre possible la restructuration des activités grâce à trois fonctionnalités d’Oracle EDM

Au cours des dernières années, nous avons assisté à un changement radical dans la manière dont nos clients utilisent Oracle Enterprise Data Management (EDM). La question est passée de « dois-je faire le saut vers Oracle EDM » à « comment puis-je déployer au mieux Oracle EDM dans mon parcours vers le nuage informatique ». On ne me demande plus « EDM est-il prêt pour le grand public ? ». Au lieu de cela, on veut connaître les meilleures pratiques pour utiliser EDM de manière efficace.

Ce billet de blogue examine trois fonctionnalités transformationnelles d’EDM et la façon dont les clients utilisent ces fonctionnalités pour permettre une transformation significative de l’entreprise.

• Intégration à Oracle Financial Cloud GL ;
• Mappage ;
• Étiquettes d’heure.

Historique d’Oracle EDM

Commençons par un bref historique d’Oracle EDM pour ceux qui ne connaissent pas le produit. Lancé pour la première fois en janvier 2018, Oracle EDM est une solution de gestion des données maîtresses basée sur le nuage informatique qui gère les données maîtresses financières, analytiques et opérationnelles, y compris les hiérarchies, les mappages et les données de référence. Bien qu’EDM puisse être considéré comme le successeur conceptuel de la solution Hyperion locale qui est largement utilisée (Oracle Data Relationship Management ou DRM), il serait trompeur de considérer EDM comme un « DRM dans le nuage informatique ».

Au lieu de cela, Oracle a délibérément pris du recul et repensé la meilleure façon de gérer, d’aligner et de rationaliser les éléments disparates des données maîtresses de l’entreprise dans l’ensemble de l’organisation. EDM utilise une architecture de produit et une philosophie différentes de celles de DRM. Cette approche a donné lieu à plusieurs innovations au cours des cinq dernières années, notamment des adaptateurs d’applications spécifiques, des flux de travail d’approbation basés sur des politiques, des fonctions étendues de visualisation et de collaboration, ainsi qu’une intégration directe aux applications cibles.

Intégration native à Oracle Financial Cloud GL

L’introduction d’une intégration native, prête à l’emploi, d’EDM à Oracle Financial Cloud GL (FCGL) a constitué, à mon avis, une « percée ». Auparavant, EDM pouvait déposer des fichiers de dimension (valeurs de segment et fichiers de hiérarchie, préformatés et validés grâce à l’adaptateur EDM FCGL) directement dans FCGL Universal Content Management (UCM) pour consommation, mais l’intégration s’arrêtait là. Les clients devaient exécuter manuellement les étapes restantes (ce qui était assez fastidieux) ou développer une solution avec OIC ou un intergiciel tiers pour orchestrer et automatiser les étapes d’intégration.
La fonction d’intégration native à FCGL résout ces problèmes. Désormais, dans le conteneur d’application Oracle EDM pour FCGL, l’intégration à FCGL peut être configurée en cliquant sur quelques cases à cocher ! Aucun codage, script personnalisé ou assemblage n’est nécessaire.
 

         
Comme le montre la capture d’écran, vous pouvez choisir le niveau d’intégration qu’EDM réalisera.

• Si aucune option n’est sélectionnée, EDM abandonnera les exportations de dimensions dans FCGL UCM et s’arrêtera ;

• Les options restantes se superposent pour effectuer les étapes suivantes : 
  - Importer la dimension dans les tables d’interface de FCGL ;
  - Effectuer divers processus de nivellement et d’audit de l’arbre ;
  - Mettre à jour les dimensions dans le cube GL Essbase.

   

De nombreux clients ont activé cette fonction pour permettre une intégration de bout en bout d’EDM à FCGL. La possibilité d’intégrer de manière transparente FCGL et de contrôler le niveau d’intégration a été bien accueillie. En outre, EDM affichera des informations sur les tâches au fur et à mesure de l’intégration, y compris la liste des identifiants de processus et les messages d’erreur au cas où un dépannage plus approfondi serait nécessaire dans FCGL.

Pourquoi est-ce important ?

Cette intégration renforce et positionne EDM en tant que « centre de données maîtresses » pour une organisation à travers les domaines ERP et EPM. Les clients peuvent non seulement utiliser EDM pour maintenir les valeurs et les hiérarchies (ou arbres) de leurs segments dans le cadre d’un processus de flux d’approbation contrôlé, audité et basé sur des politiques, mais ils peuvent également publier sans effort ces changements dans FCGL sans personnalisation, configuration ou achat de composants intergiciels supplémentaires.

Une plongée plus profonde dans les mappages

Enterprise Data Management ne sert plus seulement à maintenir des hiérarchies ! Oui, c’est vrai ! EDM peut être et est utilisé pour maintenir les mappages. Les scénarios les plus courants d’utilisation d’EDM sont les suivants :

• Refonte du plan comptable ;
• Activité de fusion et d’acquisition (mappage du plan comptable hérité d’ERP disparates et d’autres systèmes avec le plan comptable de l’entreprise) ;
• Chargements de données de Cloud Data Management (DM).

Refonte du plan comptable

Lorsque les clients passent au nuage informatique et migrent de leur ERP existant (comme Oracle E-Business Suite, PeopleSoft, SAP ou JD Edwards) à Oracle Financial Cloud GL (FCGL), ils entreprennent souvent simultanément une initiative de refonte du plan comptable. Il s’agit d’un processus difficile, car les clients se débattent avec les meilleures pratiques et les définitions des segments du plan comptable (grand livre mince ou épais, segments étendus, etc.) tout en apprenant de nouvelles technologies et plateformes, et en essayant de déterminer le meilleur chemin de migration vers le nuage informatique.

Pour contribuer à cet effort, nous encourageons nos clients à utiliser EDM pendant la refonte du plan comptable – et à ne pas attendre. EDM peut vous aider dans votre refonte, et vous n’avez pas besoin d’attendre que le plan comptable soit finalisé pour commencer à utiliser EDM. Chez Alithya, nous avons développé un accélérateur de plan comptable utilisant EDM, EPM, FCGL et les meilleures pratiques de production de rapports pour permettre à nos clients de définir et d’affiner les mappages dans un processus itératif. Contactez-nous pour plus d’informations sur cet accélérateur.

Activité de fusion et d’acquisition

EDM est agnostique en ce qui concerne la gestion des mappages. Bien qu’EDM comprenne des adaptateurs prêts à l’emploi pour Oracle Cloud GL et Oracle E-Business Suite, l’adaptateur universel peut être utilisé pour gérer les mappages à partir d’autres ERP ou systèmes hérités.

En outre, EDM propose diverses techniques pour rassembler les membres d’applications disparates dans une vue de mappage globale :

• Une approche consiste à utiliser les relations parent-enfant au sein d’une hiérarchie, où le nœud parent représente la valeur cible et le nœud enfant la valeur source. Cette approche est utile pour les mappages de « plusieurs à 1 » (voir Figure 1) ;
• Une variante de cette approche consiste à créer une liaison de mappage et à alimenter un point de vue de mappage spécial en utilisant les relations parent-enfant et la fonction Exporter le mappage pour générer les fichiers de sortie du mappage ;
• Une autre option consiste à exploiter les propriétés (ou attributs) des membres d’une hiérarchie qui contiennent la valeur de mappage source ou cible pour ce membre précis. Les propriétés peuvent être configurées comme « dérivées », ce qui signifie qu’elles contiennent une logique intelligente pour calculer la valeur de mappage correcte.

Mappages pour la gestion des données

EDM peut générer des fichiers de mappage destinés à être consommés directement par Cloud Data Management. Dans l’exemple ci-dessous, une hiérarchie personnalisée a été définie et contient à la fois des caractères génériques et des mappages explicites (voir Figure 2). Un extrait personnalisé est créé dans EDM pour produire un fichier de sortie de mappage dans un format de chargement compatible avec DM (voir Figure 3). Vous pouvez également écrire des extraits personnalisés pour DM en utilisant les approches (relations parents-enfants, propriétés) mentionnées dans la section précédente.

Le saviez-vous ?

Dans EDM, vous pouvez créer des extraits personnalisés pour générer des fichiers de mappage avec les colonnes et les formats de fichier requis, y compris différents délimiteurs de fichier.

Vous pouvez également définir des connexions globales afin que les fichiers de mappage d’EDM puissent être publiés directement vers UCM, EPM ou Object Storage. Pour Data Management, vous pouvez même préciser le sous-dossier vers lequel vous souhaitez que les fichiers de mappage d’EDM soient envoyés dans la boîte de réception de Data Management (voir Figure 4).

Type de nœud hérité 

L’un des obstacles qui, selon nous, empêche les clients d’adopter pleinement EDM en tant que moteur de mappage est l’octroi de licences et le nombre d’enregistrements. Une amélioration récente d’Oracle répond directement à cette préoccupation.

Il existe désormais une classe de type de nœud spécialisée, appelée GL existant. Les nœuds créés avec ce type de nœud ne sont pas pris en compte dans l’utilisation du nombre d’enregistrements. Ce type de nœud est destiné à être utilisé dans le cadre des efforts de mappage et de refonte du plan comptable lors de la migration des systèmes GL hérités vers le nuage informatique.

Veuillez noter que ce type de nœud est soumis à des restrictions :

•  Il est livré avec un ensemble de propriétés limitées et prédéfinies (p. ex., le type de compte, l’activation, l’autorisation de report, la date de début, la date de fin, le mappage par défaut) ;
• Il n’est pas possible d’ajouter ou de supprimer des propriétés à ce type de nœud ;
• Vous ne pouvez pas utiliser l’importation, l’exportation ou le téléchargement de points de vue (le chargement de points de vue est disponible).
   

Pourquoi est-ce important ?

Les organisations peuvent étendre leur utilisation d’EDM au-delà de la gestion de la hiérarchie pour inclure la maintenance du mappage pour les systèmes cibles ERP et EPM. Grâce à la variété des approches de mappage disponibles, à la capacité de créer des connexions pour publier des mappages directement vers les cibles et au type de nœud spécialisé pour faciliter les problèmes de licence, les clients peuvent maintenant utiliser EDM pour le mappage pendant leurs efforts de migration infonuagique !

Un regard plus approfondi sur les étiquettes d’heure

Les étiquettes d’heure sont un moyen de remonter dans le temps et d’analyser les points de vue d’EDM à un moment précis dans le passé. Pour les amateurs de DRM, il s’agit d’un système similaire aux versions « en date du » dans DRM.

Tout d’abord, un peu d’assemblage est nécessaire. Une étiquette d’heure est d’abord définie au niveau de la vue. Ensuite, des points de vue temporels sont créés à l’intérieur de cette vue. Le processus étape par étape est le suivant :

1. Sélectionnez le type d’étiquette d’heure (fixe ou continue)

• Fixe – choisissez une date et une heure précises dans le passé pour représenter l’étiquette d’heure ;
• Continue – choisissez une cadence continue basée sur la sélection de la période.

2. Sélectionnez une période (uniquement pour les étiquettes d’heure continue)

• Fin de mois ;
• Fin de trimestre ;
• Fin d’année ;
• Fin du trimestre d’exercice ;
• Fin de l’exercice financier.

3. Créez un point de vue avec étiquette d’heure

• Créez un nouveau point de vue de la classe de points de vue « Avec étiquette d’heure » et sélectionnez l’étiquette d’heure que vous souhaitez utiliser.

Voir les figures 6, 7 et 8 pour des exemples.

Comment utiliser les étiquettes d’heure ?

Maintenant que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous verrez le nouveau point de vue avec étiquette d’heure dans cette vue. Vous pouvez utiliser ce point de vue pour parcourir, comparer et aligner les structures de données maîtresses de votre entreprise (voir Figure 9). En d’autres termes, vous disposez d’un « instantané » de votre point de vue à un moment précis dans le passé pour effectuer des analyses et répondre aux questions de la direction ou des auditeurs. 

Note: Comme les points de vue avec étiquette d’heure sont en lecture seule, vous ne pouvez pas soumettre de demandes ni effectuer d’importations ou de chargements de points de vue.  

Pourquoi est-ce important ?

Les étiquettes d’heure offrent aux clients un mécanisme leur permettant de revenir en arrière et de comprendre les changements hiérarchiques survenus depuis un événement d’affaires clé ou une période financière précise.

• Si vous avez procédé à une réorganisation majeure, vous pouvez afficher une vue côte à côte de votre hiérarchie d’entités avant et après la réorganisation afin d’analyser les différences ;
• Si vous avez réorganisé une hiérarchie alternative, vous pouvez exécuter des comparaisons pour confirmer que les différences sont conformes aux attentes ou pour identifier un membre ou une variable qui n’a pas été pris en compte ;
• Si vous devez répondre à une question précise de l’audit concernant une divergence dans les rapports, vous pouvez utiliser l’alignement côte à côte, ainsi que l’historique de l’audit, pour expliquer quelle modification de la hiérarchie a contribué à la divergence.

Merci de m’avoir lu ! J’espère que vous avez trouvé ce blogue utile ou, au minimum, qu’il vous a donné de nouvelles idées sur les façons d’utiliser EDM que vous n’aviez pas envisagées auparavant. Notre objectif chez Alithya est non seulement d’identifier et d’aider les clients à comprendre les nouvelles fonctionnalités clés (ce qui est intéressant en soi), mais aussi d’identifier des façons d’appliquer ces nouvelles fonctionnalités d’une manière qui offre une valeur opérationnelle. À la prochaine fois !

À propos d’Oracle Enterprise Data Management (EDM)

Le service Oracle Enterprise Data Management Cloud est un service autonome qui aide à gérer et à superviser les changements apportés aux données maîtresses, de référence et aux métadonnées dans l’ensemble de l’entreprise. Il gère les points de vue de l’entreprise, supervise les changements qui y sont apportés, simplifie le partage des données pour accélérer le déploiement dans le nuage informatique et constitue une source des actifs informationnels d’entreprise qui font autorité. Oracle Cloud EDM fournit un ensemble puissant d’outils d’intendance de données, de qualité, de gouvernance, de collaboration, de comparaison et de partage des données pour aider les entreprises à réagir plus rapidement au changement. Il garantit que les données critiques de l’entreprise sont exactes, cohérentes, contextuellement pertinentes et prêtes à être utilisées dans tous les contextes d’affaires.